Seguro que algunha vez ocorreu algo estraño coas nosas mensaxes de correo electrónico, incluso perdemos algunhas delas. Seguro que atopamos no correo lixo mensaxes lexítimas e importantes, polo que os criterios para que un correo vaia a ese cartafol desoriéntannos. Seguro que a resposta a algunha destas preguntas é de verdadeira utilidade.
O sistema xestor do correo electrónico dispón de ferramentas de análise dos correos electrónicos que permiten, en base ao seu contido, procedencia, remitente e outros criterios, asignarlle unha probabilidade de que sexan ataques maliciosos ou accións comerciais publicitarias incompatibles co traballo nunha empresa ou organismo.
Se a probabilidade supera un determinado limiar, o correo é declarado como lixo e derívase ao cartafol específico para albergalo.
Tamén o propio usuario pode establecer criterios específicos para que un correo sexa declarado como lixo: establecendo remitentes seguros, bloqueando remitentes perigosos e/ou establecendo regras de entrada na caixa de correo que marquen a mensaxe como correo non desexado segundo os criterios que se definan nelas.
Estas medidas deben crearse e xestionarse nas preferencias de aplicación do correo web (roda dentada na parte superior dereita):
En “Ver toda a configuración” atopamos unha pantalla na que elixir a medida que queiramos implantar.
Mostramos a forma de dar de alta unha nova regra:
Se utilizamos o cliente de escritorio de Outlook, o xeito de definir regras é dentro da pantalla de información de contas, accesible despois de premer na opción de menú “Ficheiro”:
Teña en conta que sempre é preferible definir as regras no correo web, xa que serán propagadas ao cliente de escritorio, mentres que as regras definidas neste último contorno poden entrar en colisión coas primarias do correo web e darnos mensaxes de erro.
Unha pregunta importante: acerta sempre o xestor de correo declarando unha mensaxe como lixo? Non. Tampouco impide sempre que un correo malicioso vaia á caixa de entrada.
Porque as ferramentas do xestor de correo non son infalibles e, ás veces, incorren en erros clamorosos. O conxunto de algoritmos que empregan para analizar os correos baséase na experiencia previa, en indicios, na busca de determinadas palabras clave e nas informacións sobre mensaxes que lle proporciona o propio usuario. En ocasións, recibir mensaxes en distintos idiomas confúndeos e comprometen a súa eficacia.
O único que debemos ter en conta é que un correo lixo pode estar na caixa de entrada ordinaria e que un correo lexítimo e de verdadeiro interese pode estar no cartafol de correo lixo. Entendemos que sexa frustrante, pero é unha certeza coa que debemos contar.
Revisándoo periodicamente. Se é posible, todos os días.
Debemos ter en conta que as directivas de manexo do correo lixo establecen a eliminación das mensaxes de máis de 30 días de antigüidade, polo que, unha vez transcorrido ese prazo, desaparecen para sempre.
Para axudar ao noso xestor de correo a que aprenda dos seus erros, tanto para que unha mensaxe lexítima declarada como spam sexa rehabilitada como “Correo desexado”, como para informar de que un verdadeiro correo lixo foi atopado na caixa de entrada, a web da área TIC ofrece a seguinte guía para saber como actuar en Outlook: https://www.usc.es/gl/servizos/atic/correo/modules/faq_office365/faq_0007.html
Ao eliminar correos electrónicos coa operativa habitual (seleccionando os correos e premendo a tecla Supr ou premendo na icona da papeleira “Eliminar”) estes pasan á papeleira de reciclaxe “Elementos eliminados”, e mantéñense alí ata que o usuario baleira a papeleira ou elimina algún de forma individual.
As mensaxes eliminadas da papeleira de reciclaxe pasan á papeleira de reciclaxe de segundo nivel que as mantén durante 30 días; pasado ese tempo elimínanse de forma definitiva.
Se a eliminación se fai premendo ao mesmo tempo Shift (maiúsculas) e Supr entón pasan directamente á papeleira de reciclaxe de segundo nivel onde se manteñen os 30 días indicados anteriormente.
No cliente de Outlook de escritorio a papeleira de segundo nivel é accesible, dentro dos “Elementos eliminados”, na icona “Recuperar elementos eliminados do servidor”:
No correo web o procedemento é similar. Dentro tamén do cartafol de elementos eliminados prememos na ligazón “Recuperar os elementos eliminados deste cartafol”. Presentará a lista dos correos conservados no servidor que xa non están visibles nos “Elementos eliminados” e permitirá recuperar os que desexemos:
Faremos mención a dúas das situacións que poden chegar a provocar a perda involuntaria de correos:
- Xestionar a nosa conta de correo desde varios dispositivos diferentes (o portátil e o ordenador da oficina, por exemplo), con configuracións de cliente que impliquen a eliminación automática das mensaxes no servidor unha vez que se descargan nun destes dispositivos. Para explicar o perigo relacionado coa configuración do cliente debemos coñecer a diferenza entre ter un cliente de correo POP e IMAP porque, por exemplo, se un usuario accede cun cliente POP configurado para non deixar copia das mensaxes no servidor, calquera directiva de eliminación de mensaxes que afecte ao cliente de destino provocará a perda irremediable dos correos, xa que non estarán gardados no servidor.
Ter unha configuración de autoarquivado que implique a limpeza dos diferentes cartafois, segundo o variado abano de criterios que permite Outlook, ou ter establecida unha política de retención ou regra de limpeza que teña as mesmas consecuencias de eliminación de mensaxes antigas. Para saber máis ampliamos a explicación sobreautoarquivado con criterios de tempo en Outlook ao final desta resposta.
Lembre que o CAU da Universidade pode proporcionar asistencia técnica sobre as diversas configuracións dos clientes de correo e das regras aplicables.
Diferenza entre ter un cliente de correo POP e IMAP
POP: os clientes POP pódense configurar para eliminar as mensaxes e adxuntos despois de descargalas. Unha vez que as mensaxes se eliminan do servidor non se poden obter desde ningún outro dispositivo. O exemplo máis usual é traballar habitualmente con Outlook no ordenador da oficina e, ás veces, usar un portátil para recibir as mensaxes fóra dela. Se no portátil se usa un cliente POP, as mensaxes abertas nel quedan eliminadas do servidor, polo que non serán accesibles en caso de que as eliminemos por calquera circunstancia no portátil, sen poder recuperalas posteriormente desde ningún sitio.
IMAP: con IMAP as mensaxes e os arquivos adxuntos permanecen no servidor de correo incluso despois de abrilas noutro dispositivo, por exemplo unha tablet ou un teléfono. Para manter as mensaxes no servidor e poder obtelas desde calquera dos dispositivos en calquera momento IMAP é a solución.
Resumindo, se un usuario accede cun cliente POP configurado para non deixar copia das mensaxes no servidor estamos en presenza da situación descrita. Calquera directiva de eliminación de mensaxes que afecte ao cliente de destino provocará a perda irremediable dos correos, xa que non estarán gardados no servidor.
Cando esta é a causa da eliminación só desaparecen mensaxes do cartafol de entrada, xa que son as únicas que poden descargarse desde o cliente POP. As outras mensaxes, almacenadas noutros cartafois, non se ven afectadas. Segundo a configuración do cliente poden desaparecer todas as mensaxes da caixa de entrada ou só aquelas que teñan unha antigüidade maior dun determinado número de días. Neste caso, a forma correcta de recuperar esas mensaxes é configurar un cliente IMAP que lea o almacén de mensaxes do cliente POP e subilas de novo ao servidor. Tamén é posible recuperalas desde a papeleira de reciclaxe.
Podemos atopar información de como configurar o cliente de correo na páxina de soporte de Microsoft: https://support.microsoft.com/es-es/office/configuraci%C3%B3n-pop-imap-y-smtp-para-outlook-com-d088b986-291d-42b8-9564-9c414e2aa040
Autoarquivado con criterios de tempo en Outlook
Se o usuario ten configurado o autoarquivado no seu cliente Outlook de escritorio cun criterio de tempo de conservación dos correos, isto afecta ás mensaxes máis antigas e poden desaparecer de todos os cartafois, ou só dalgúns, xa que o cliente permite establecer criterios de autoarquivado diferentes para cada un dos cartafois da caixa de correo. Segundo a configuración do autoarquivado no cliente é posible que as mensaxes eliminadas se poidan recuperar ou non. Se o cliente está configurado para arquivar as mensaxe a un ficheiro local de Outlook entón as mensaxes permanecerán nel. Pero se o cliente está configurado para eliminar as mensaxes antigas entón estas eliminaranse sen deixar no servidor ningún rastro que permita recuperalas. Recoméndase usar as opcións de autoarquivado con cautela e sabendo ben o que se está a facer en cada momento. É conveniente ler con atención a axuda que se atopa en https://support.microsoft.com/es-es/office/-qu%C3%A9-significa-la-configuraci%C3%B3n-de-autoarchivar-444bd6aa-06d0-4d8f-9d84-903163439114
Do mesmo xeito, se as mensaxes que desaparecen só estaban nun cartafol en concreto (ou en varios deles) e son as que tiñan unha antigüidade maior dunha data, entón podería ser debido á aplicación dunha directiva de retención que as elimine (no Outlook Web hai que premer co botón dereito no cartafol afectado e revisar o apartado “Asignar directiva”) ou dunha directiva de arquivado que as traslade ao arquivo web (este arquivo web só está activado nas caixas de correo para as que se solicita expresamente mediante incidencia ao CAU e aparece no Outlook web como unha caixa de correo adicional co texto “Arquivo local:nome da caixa de correo”). As mensaxes eliminadas por unha directiva de retención quedan gardadas na papeleira de reciclaxe de segundo nivel e serán eliminadas definitivamente 30 días despois de que se lle aplicase a directiva de retención. Se as mensaxes que desaparecen teñen algo en común como, por exemplo, que fosen enviadas polo mesmo remitente ou teñen o mesmo asunto, estando almacenadas nun ou en varios cartafois, entón o motivo da eliminación pode ser unha regra de limpeza. Segundo estea definida a regra de limpeza as mensaxes poderían ir á papeleira de reciclaxe ou a calquera outro cartafol da caixa de correo.