A alegación

É o documento por medio do cal unha persoa achega datos, documentos ou calquera outro tipo de información que xulgue relevante durante a tramitación dun procedemento administrativo.

Redacción

A persoa que escribe fai referencia a si mesma en 1ª persoa (...sinalo como medio preferente...), pero menciona a quen a vai recibir por medio da 2 persoa de cortesía, excepto cando se empregan marcas de tipo impersoal.

Fraseoloxía

Desexo que calquera notificación...

En relación con iso, ALEGO

En relación con iso, formulo as seguintes ALEGACIÓNS

O aviso

O aviso é un tipo específico de anuncio por medio do cal se pon un feito determinado en coñecemento das posibles persoas interesadas para que actúen en consecuencia.

Redacción

Quen emite: 3ª persoa do singular (formas impersoais)

Quen recibe: 2ª persoa do plural (vós); 3ª persoa do plural (eles, elas)

Fraseoloxía

Con motivo de...

Comunícaselle ao alumado, a toda a comunidade universitaria...

Faise saber que....

A lista de persoas admitidas farase pública..

A Universidade de Santiago informa de que...

As persoas interesadas poden recoller...

Correo electrónico

É unha das manifestacións máis xerais da comunicación interpersoal por medio da escrita. Non ten unha función definida dentro do corpo de documentos administrativos, o que leva a empregar un estilo sinxelo.

• Para: Persoas destinatarias do correo electrónico. Esta información é sempre pública, o que quere dicir que se se reenvía en copia, todas as persoas que a reciben poderán ver o destinatario orixinal.
• CC: Permite enviar copias dun correo a outras persoas destinatarias ademais das principais. É unha copia pública, polo que tanto as persoas destinatarias principais comaas postas en copia poderán vera que máis se lle envía ese correo. Do destinatario principal espérase que responda ou se dea por aludida, mentres as persoas destinatarias incluídas no CC son avisadas só informativamente.
• CCO: Permite enviar copias dun correo a outras persoas destinatarias ademais das principais ás que vai dirixido. É unha copia privada, polo que nin as persoas destinatarias principais nin as postas en copia poderán a quen máis se lles envía ese correo.
• Asunto: Descrición breve sobre que trata o correo (ex.: información Consello de Goberno)

Redacción

Quen emite: 1ª persoa do singular (eu), o máis habitual; 1ª persoa do plural (nós), que ten un carácter máis impersoal ou colectivo.

Quen recibe: 2ª persoa de cortesía (como xa sabe, o máis habitual; 2ª persoa do singularl (ti), se existe amizade entre as persoas se relacionan.

Débese manter a coherencia en canto ao tratamento en todo o conxunto do correo electrónico. Se se escolle como saúdo Señor, a despedida debe ser Atentamente. Pola contra se se escolle Benquerida amiga, a despedida tería que ser acorde co grao de cordialidade: atentamente, con atentos saúdos, etc.

É importante o uso de conectores para conectar parágrafos, pois facilitan a lectura e organizan os contidos: por unha banda...; a respecto de..., etc.

Fraseoloxía

Con motivo de...

Como xa debe saber....

En resposta a...

O motivo deste correo é solicitarlle...

Escríbolle para lle pedir...

Escríbolle para lle expresar

Se non lle resulta molesto, agradecería...

A certificación

É o documento que emite a persoa que exerce a secretaría dun órgano sobre os acordos adoptados nunha reunión.

Redacción

Quen a emite: 1ª persoa do singular (eu), o máis habitual.

A fórmula final e a datación hanse escribir en parágrafos diferentes.

Débese evitar o uso de tratamentos protocolarios.

Fraseoloxía

Que, na sesión celebrada...

Que, na xuntanza desenvovida o día...

E para que conste, asino esta certificación...

O certificado

É o documento que unha persoa autorizada pola lexislación que rexe unha Administración emite para acreditar a veracidade dun feito, dos datos que se recollen en actas e arquivos, etc.

O certificado administrativo expídeo unha persoa autorizada legalmente; xeralmente é función dos secretarios, xerentas ou xefas de servizo.

O nome "certificación" resérvase para un subtipo de "certificado": o emitido pola persoa que exerce a secretaría dun órgano colexiado.

Redacción

Quen emite: 1ª persoa do singular (eu), o máis habitual.

Quen recibe (persoa interesada): 3ª persoa do singular (está contratada).

A fórmula final e a datación hanse escribir en parágrafos diferentes.

Débese evitar o uso de tratamentos protocolarios.

Fraseoloxía

Que, de acordo cos antecendentes...

Que, dos antecedentes que constan nos nosos arquivos, desprédese....

Que, dos informes que dispoñemos no noso Servizo, o resultado...

E para que conste, asino este certificado

A circular

É un subtipo de carta que se caracteriza polo feito de ser enviada a un número indeterminado de persoas.

Redacción

Quen emite: 1ª persoa do singular (eu), o máis habitual; 1ª persoa do plural (nós), que ten un carácter máis impersoal ou colectivo.

Quen recibe: 2ª persoa de cortesía (como xa sabe, o máis habitual; 2ª persoa do singularl (ti), se existe amizade entre as persoas que establecen a interlocución.

Débese manter a coherencia en canto ao tratamento en todo o conxunto da carta. Se se escolle como saúdo Señora, a despedida debe ser Atentamente. Pola contra se se escolle Benquerida amiga, a despedida tería que ser acorde co grao de cordialidade: atentamente, con atentos saúdos, etc.

É importante o uso de conectores para conectar parágrafos, pois facilitan a lectura e organizan os contidos: por unha banda...; a respecto de..., etc.

Fraseoloxía

Con motivo de...

Como xa debe saber....

En resposta a...

O motivo desta circular..

Escríbolle para lle pedir...

Escríbolle para lle expresar

Se non lle resulta molesto, agradecería...

A citación

É o documento por medio do cal se solicita nun lugar e nun prazo determinado a presenza dunha persoa para que cumpra un trámite administrativo.

Chámaselle "citación a día certo" a aquela na que se esixe a comparecencia unha hora e un día determinados. Se só se marca un límite antes do cal hai que presentarse fálase de "citación a prazo".

Redacción

Quen a emite: 1ª persoa do singular (eu), o máis habitual.

Quen a recibe: 2ª persoa de cortesía (Co gallo de que vostede...).

Fraseoloxía

Co gallo de...

De acordo coa resolución...

Se non comparecese...

Documentación que debe achegarse...

Requíroo para que compareza

O convenio

É o documento en que se fan uns determinados compromisos de colaboración entre dúas ou máis partes para acadaren obxectivos de interese mutuo.

Dependendo do contido do convenio, pode ser: convenio de colaboración, acordo de cooperación, acordo marco, etc.).

Redacción

As referencias ás partes asinantes fanse en 3ª persoa do plural (...as dúas partes asinan este convenio...).

O tempo verbal é o presente do indicativo, aínda que nalgúns casos empregarase o futuro con valor de obrigatoriedade (Os medios estableceranse...).

Existen dous modelos de convenios que están esquematizados e comentados máis abaixo.

Fraseoloxía

Acordo marco multilateral de colaboración entre...

Ambas as dúas partes recoñécense mutuamente...

Convenio específico entre a Universidade de Santiago...

Dunha parte,..., en nome e representación de...

Da outra ,... en nome e representación de...

En sinal de conformidade, asinan este convenio no lugar e data indicados.

A convocatoria de reunión

É o documento por medio do cal se lle pide a algúen que asista a unha reunión nunha hora, unha data e un lugar fixado.

Redacción

A estrutura da convocatoria é moi fixa e o estilo parécese ao do oficio interno.

A lingua ten que buscar a concisión e o formalismo propios dunha comunicación oficial. Quen redacta fai referencia a si mesmo en 1ª persoa (Compráceme...), pero menciona por medio da 2ª de cortesía a quen a vai recibir (Compráceme convocalo...).

Non se usa o verbo celebrar, xa que este se refire a unha festa, un cabodano ou unha commemoración, cousas ben diferentes á realización dunha xuntanza de traballo. Pódese usar: ter lugar, realizar, facerse, etc.

Fraseoloxía

Asuntos de trámite

Compráceme convidalo á próxima reunión...

Convócoos á próxima reunión que terá lugar...

En aplicación do...

Lectura e aprobación da acta da sesión anterior.

Por encargo da vicerreitora, convócovos á xuntanza que...

Por orde da presidenta, convócoo á reunión...

Rolda Aberta de intervencións

O currículo (ou currícum vítae)

É o documento que contén os datos relativos á situación persoal, os estudos, a experiencia profesional, etc. dun candidato nun concurso, dunha persoa que opta a un praza, a un posto de traballo, a unha bolsa, etc.

Redacción

O currículo vai estar redactado de xeito breve, claro, preciso, esquemático e sen redundancias. Cada grupo de datos ha de ter o título do seu apartado correspondente: datos persoais, formación, etc. 

Dentro de cada apartado os datos teñen, preferentemente, unha ordenación cronolóxica.

Cando as circunstancias o esixan, o currículo acompáñase das fotocopias (simples ou compulsadas, segundo o que corresponda) dos documentos acreditativos dos datos que se expliciten.

Terminoloxía

Académico, -ca

Bolsa

Bolseiro, -ra

Currículo

Doutor, -ra

Doutoramento

Estudante

Estudo

Máster, mestrado

Materia 

Memoria de licenciatura

Plan de estudo

Posgrao

Preinscrición

Proxecto de fin de carreira

Tese de doutoramento

Traballo de fin de grao

Traballo de fin de mestrado

Validación

A declaración

É o documento que alguén emite para acreditar a veracidade dun feito ou a exactitude dunha información relacionada consigo mesmo.

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión e a ordenación lóxica dos contidos para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Intentarase manter un ton neutro, para dar relevancia aos contidos que se declaran.

Quen redacta fai referencia a si mesmo en 1ª persoa (...declaro...). O tempo verbal que se utiliza normalmente é o presente de indicativo.

Fraseoloxía

De acordo co dispón o artigo...

En cumprimento do que dispón

En relación co expediente tramitado...

E, para que conste, asino esta declaración.

...non exercer actividade ningunha...

...que na actualidade non...

...que non recibín importe ningún...

A denuncia

É o documento co que se pon en coñecemento da Administración a existencia duns feitos que fan que esta inicie a súa actividade investigadora e, no seu caso, sancionadora.

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión e a ordenación lóxica dos contidos para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Intentarase manter un ton neutro, para dar relevancia aos contidos que se denuncian.

Quen redacta fai referencia a si mesmo en 1ª persoa (...denuncio...) pero menciona a quen a vai recibir por medio da 2ª persoa de cortesía, agás cando se empregan marcas de tipo impersoal (...que se me comunique).

A dilixencia

É un subtipo de certificado que a a Administración emprega para acreditar a realización dun trámite interno. Serve para constatar un cambio de categoría, unha modificación da remuneración, etc.

A estrutura xeral é semellante á do certificado, aínda que ao se tratar dunha comunicación interna téndese a unha maior simplicidade.

Non se identifica ao comezo do documento quen escribe. Desaparece a fórmula de constancia. O bloque da sinatura consta de máis información, pois inclúe a información completa da persoa que escribe.

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Quen redacta fai referencia a si mesmo en 1ª persoa (...fago constar...). O feito que se certifica faise en 3ª persoa.

Fraseoloxía

DILIXENCIA para facer constar que os acordos...

Que na lista de admitidos

Que no día 23 de febreiro tomou posesión da praza...

O infome

É o documento en que se presenta unha situación ou se emite unha opinión arredor de calquera decisión administrativa, fundamentándose en argumentos legais.

Atendendo a determinados criterios, podemos observar varias tipoloxías de informes. As máis importantes distinguen entre informes valorativos (segundo o contido), e informes preceptivos (segundo o carácter legal), e entre os informes vinculantes e informes non vinculantes (segundo o valor das conclusións).

A estrutura e o contido dos informes son á forza variables, malia todo hanse de seguir unhas pautas e deben ter unha información mínima.

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Quen redacta faino en 1ª persoa. Pode facelo tamén en 1ª do plural ou 3ª do singular, se é un órgano colexiado.

O tempo verbal que se usa preferentemente é o presente do indicativo. Porén, no apartado expositivo dos precedentes támen é habitual utilizar o pasado: estudouse, considerouse, etc.

Fraseoloxía

Considero que...

...emitir un informe favorable...

Esta comisión considera que...

...informar favorablemente sobre...

Propoño que...

A invitación

É o documento que serve para comunicarlle a alguén que está convidado a un acto determinado.

Ao ser a invitación un documento protocolario, a presentación e o deseño adquiren unha grande importancia na súa concepción, o que motiva que o formato sobre o cal se redactan poida ter tamaños moi diversos.

Na invitación non hai fórmula de saudación, nin de despedida, nin sinatura.

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Quen redacta fai referencia a si mesmo en 3ª persoa, pero menciona a quen vai recibir a invitación por medio da 2ª de cortesía (...comprácese en convidar a vostede...).

Fraseoloxía

...comprácese en convidalo/-la ...

...comprácese en convidar a vostede ...

...fará a presentación...

...ten o pracer de convidalo...

...convídaa...

...que se celebrará o vindeiro...

A memoria

É o documento que se emprega para describir a xestión, tanto económica como de actividades, levada a cabo por un organismo ou unha unidade calquera durante un período de tempo concreto (un ano ou, no caso de institucións académicas, un curso).

A lonxitude do documento e a diversidade de temas dificultan a tarefa de determinar unha estrutura detallada, pero si é posible marcar unha serie de grandes bloques. Como principio débese facer unha presentación lóxica e ordenada, segundo as dimensións da unidade académica ou de xestión

Débese botar man dos anexos para mostrar o material ao que se fai referencia na memoria.

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Redáctase utilizando a 3ª persoa do singular.

Utilízase preferentemente o pasado (realizouse) e o presente. Esta última para a introdución e, en xeral, para expresar que non é unha característica específica do período analizado.

Terminoloxía

Acta

Anexos

Bolsas

Convenios

Cursos

Outros datos

Orzamentos

Proxectos de investigación

Teses

O oficio

É un documento que se usa para comunicar información oficial, normalmente un único tema, entre as administracións ou desde a Administración aos cidadáns. No primeiro dos casos recibe o nome de "oficio interior" e no segundo "oficio exterior".

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Quen redacta fai referencia a si mesmo en 1ª persoa do singular (...remítolle...), aínda que pode recorrer á do plural (...remitímoslle...) para se referir a unha colectividade ou ofrecer un valor de modestia. Pola contra, menciona a que o vai recibir por medio da 2ª persoa de cortesía (...que dea...).

Terminoloxía

Achegar (achégolle os documento referentes a...)

Anexar

Remitir

Tramitar

Fraseoloxía

Compráceme comunicarlle...

De acordo co disposto no artigo...

Fágolle chegar

Para dar cumprimento...

Tramítolle...

A petición

É o documento en que se recolle unha solicitude feita sobre un asunto para o que non existe normativa reguladora.

Redacción

Débese buscar a claridade, a concisión para facilitar a lectura e a compresión do documento.

Quen redacta fai referencia a si mesmo en 1ª persoa (...co meu alumnado...), pero menciona a quen a vai recibir en 2ª persoa de cortesía, excepto cando emprega marcas de tipo impersoal (...que nos sexa asignado un orzamento...).

Terminoloxía

Demando

Pido

Solicito

O recurso

É o documento por medio do cal unha persoa pide á Administración que anule un acto administrativo que considera inxusto e prexudicial para os seus intereses.

Redacción

A persoa que escribe fai referencia a si mesmo en 1ª persoa (...presentei unha solicitude...), pero menciona a quen a vai recibir por medio da 2ª persoa de cortesía, excepto cando se empregan marcas de tipo impersoal.

Fraseoloxía

Contra a resolución ditada con data...

Contra a resolución ditada pola reitora da Universidade...

De acordo co que establece o Real decreto...e os Estatutos...

Consonte os artigos...

De acordo cos criterios xerais establecidos por... e a normativa...

Facendo uso do dereito que me confere o artigo...

INTERPOÑO/FORMULO RECURSO ORDINARIO, de acordo...

SOLICITO: Que se modifique a resolución que é obxecto deste recurso

A resolución

É o documento no que se recolle a decisión que un órgano competente adopta sobre calquera cuestión. Habitualmente ponse fin con ela ao procedemento administrativo.

Redacción

Quen emite a resolución faino en 1ª persoa do singular ou 3ª persoa do singular no caso de ser produto dun órgano colexiado. Diríxese a quen a vai recibir en 3ª persoa do singular ou do plural.

O tempo verbal que se usa normalmente é o presente do indicativo.

Fraseoloxía

A proposta da Comisión de...

Contra esta resolución, que pon fin á vía administrativa, pódese...

Contra a resolución que aquí se notifica, pode interpoñer...

De acordo co que establece o Real decreto...e os Estatutos...

Consonte os artigos...

De acordo con todo o indicado, adopto a seguinte RESOLUCIÓN

De acordo cos criterios xerais establecidos por... e a normativa...

Despois de estudar a proposta...

Facendo uso do dereito que me confere o artigo...

O saúdo

É un documento de carácter protocolario que os altos cargos dunha institución empregan para comunicacións breves como comunicacións, felicitacións, agradecementos, etc.

Redacción

Quen redacta o documento fai referencia a si mesmo en 3ª persoa ("...aproveita a ocasión..."); pero menciona por medio da 2ª persoa de cortesía a que o vai recibir ("... e agradécelle o envío...").

Fraseoloxía

...aproveita esta ocasión para lle manifestar a súa consideración...

...comprácese en expresarlle o testemuño da súa consideración...

...saúda ao señor... e comprácese en convidalo a...

...saúda á señora... e felicítaa por...

A solicitude

Unha solicitude é un documento polo que unha persoa física ou xurídica se dirixe ao órgano competente sobre esa materia segundo a normativa vixente para formular una petición. 

Non se pode indicar unha estrutura fixa, senón que hai que limitarse a presentar un modelo ideal que organiza a información de xeito claro e sinxelo.

Redacción

Quen redacta a solicitude fai referencia a si mesmo en 1ª persoa ("Que fun excluído..."), pero menciona a quen a vai recibir por medio da 2ª de cortesía, excepto cando se empregan marcas de tipo impersoal ("...que se me inclúa...").

Fraseoloxía

...circunstancia que quedan probadas co documento anexo...

...cousa que acredito coa documentación que acompaño...

Que acepten esta petición de...

Que cumpro todas as condicións esixidas na convocatoria...

Que me sexa concedida...

Que, tendo en conta que...

Regulamentación

Plan de Normalización Lingüística da USC (16 de outubro de 2002)

3.2. Obxectivo xeral: Propiciar que o galego sexa lingua normal de comunicación, expresión e traballo da comunidade universitaria.

4.1.1 Obxecivos principais: Estimular o uso do galego en todos os ámbitos profesionais universitarios: a docencia, a investigación, a administración e os servizos universitarios.

4.4.1 Obxectivos principais: Consolidar a lingua galega como idioma de uso normal na xestión universitaria e mais nos servizos.

Regulamento de Usos Lingüísticos da USC (28 outubro de 2022)

Artigo 3. As linguas na Universidade de Santiago de Compostela.

1. De acordo cos seus Estatutos, o galego, como lingua propia e oficial da Universidade de Santiago de Compostela (USC) será a lingua de comunicación por defecto na súa actividade institucional e administrativa, así como nos servizos que preste.

Artigo 9. Usos lingüísticos na administración.

1. A lingua dos procedementos administrativos tramitados pola USC será, por defecto, o galego. Porén, empregarase o castelán cando resulte procedente conforme ao disposto na lexislación de procedemento administrativo.

2. As certificacións expediranse en galego, sen prexuízo dos dereitos lingüísticos das persoas usuarias. No caso de optar por unha versión bilingüe, a versión en galego aparecerá destacada.

3. Os contratos e convenios asinados pola USC redactaranse en galego. De ser o caso, redactaranse na lingua ou linguas oficiais ou de traballo da outra ou outras entidades asinantes.

7. A lingua de redacción das disposicións de carácter xeral aprobadas pola USC será o galego. De conformidade co previsto na Lei de Normalización Lingüística de Galicia as disposicións deben publicarse en galego e castelán, garantindo a USC unha fiel correspondencia de ámbalas dúas versións.

Artigo 10. Usos lingüísticos nas relacións cos cidadáns.

1. O persoal de administración e servizos da USC e os contratistas da USC empregarán o galego como lingua por defecto nas súas comunicacións orais e escritas cos cidadáns, agás cando os interesados demanden ser atendidos en castelán.

2. No caso de unidades de atención específica ao alumnado estranxeiro ou doutras comunidades autónomas poderanse empregar outras linguas.

Artigo 11. Usos lingüísticos nas comunicacións con outras institucións e entidades.

1. As comunicacións interuniversitarias e con institucións públicas e privadas con sede na Comunidade Autónoma de Galicia faranse en galego.

2. A USC utilizará o idioma galego nas súas relacións cos órganos xudiciais radicados na Comunidade Autónoma de Galicia.

Artigo 14. Calidade lingüística.

1. Nos textos, documentos e comunicacións da USC tanto escritas coma orais coidarase especialmente a calidade e a corrección lingüística no uso do galego.

2. Os textos da USC procurarán o emprego dunha linguaxe sinxela, clara, inclusiva e non sexista.